貸し会議室を利用するメリット・デメリット

これまでは会議といえば会議室で行うことがほとんどだったと思います。
しかしインターネットが普及しどこでも仕事ができるようになったため、わざわざ１つの会議室に集まるということ自体が非効率になる場合も増えました。

だからといって毎回オンラインの会議で済むというわけではありません。
重要な案件や意思決定を行う場合、実際に集まる必要があります。

そのような中、貸会議室を使う企業やビジネスパーソンも増えてきました。
ここではまだ貸し会議室を使ったことがない方に、貸会議室のメリット・デメリットや選び方についてお伝えします。

貸会議室のメリット

貸会議室を利用するメリットは集中して効率のよい会議が行える点です。
自社で会議室を持っている場合、時間を気にせず会議ができることから、時間が長引いたり結論が出なかったりしてしまいがち。

一方、貸会議室で行う場合時間が限られているため、参加者は集中モードで会議に臨みやすくなります。

さらに、ほとんどの貸会議室には会議に必要な設備や備品が揃っています。
用意や準備の心配はなく、サッと会議を始めることができるので、会議だけに集中できる点はメリットだといえるでしょう。

その反対にデメリットは貸会議室を使う分コストがかさむ点です。
収容人数50人以下の貸会議室料金相場は１時間1万～2万円です。
広いスペースを借りるほど価格は高くなります。

貸会議室の中にはプロジェクターやスクリーンなどの設備は概ねそろっているものの、中には使用料金は別途の場合も少なくありません。

貸会議室を借りる前にどんな備品がそろっているか、それらの使用する場合別料金がいくらかかるのかも事前に調べておく必要があるでしょう。

貸会議室を選ぶ際に以下の３つの点に注意して選ぶとよいでしょう。

①使用目的を決める
貸会議室は「会議室」と名前があるように企業が会議や打ち合わせで使用するケースを想定しています。

しかし、自己啓発セミナーやワークショップブームに乗り、会議以外でも使用されるケースが増えました。
お客様に足を運ん来てもらう場合や、外部から講師・ゲストを呼ぶ場合などはわかりやすくアクセスしやすい場所の貸会議室を借りるようにしましょう。

今一度どのような目的で使うのか確認しておきましょう。

②予算を調べる
貸会議室は立地や広さによって料金設定はさまざまです。
終日借りるのか、数時間程度借りるかでも費用が異なります。

そこで、インターネットで近所の貸会議室を調べ、
予算内で借りられる場所を見つけましょう。

③イスや設備について確認する
貸会議室の机やイスはレイアウトが簡単に変更できるよう、簡易的な机や折り畳みのパイプイスの場合も少なくありません。

会議の時間が長時間に及ぶと事前に判明している場合は、設備の使いやすさやイスの座り心地にもこだわりましょう。

このようにさまざまな目的で使用される貸会議室。
貸会議室のメリットやデメリットをよく理解してそれぞれの目的に合った貸会議室を探してみましょう。

どこでも誰とでもつながれる時代において、リアルに会って、意志を確かめたり、コミュニケーションをとったりできる貸会議室のようなスペースは今後も重要になるでしょう。